Una pieza clave para la correcta gestión de nuestra empresa es el control preciso del inventario, ya que cualquier falla en este elemento nos puede ocasionar problemas en diferentes partes del proceso de venta.
Es por ello que es de vital importancia planificar con anticipación los niveles de inventario para así aumentar las posibilidades de retención de clientes. Un exceso de stock de mercadería puede ser un desperdicio, mientras que una poca cantidad de productos ocasiona que no se puedan cumplir con las necesidades y expectativas de los consumidores.
Pero ¿cuáles son los errores de inventario que no debemos cometer? A continuación, algunos de los más frecuentes y las soluciones que nos ayudarán a evitar cometerlos:
Los datos nos facilitan la toma de decisiones a corto y largo plazo, es por eso que conocer las tendencias del mercado nos ayudará a controlar también nuestras existencias en almacén. Por tal motivo, debemos contar siempre con información confiable y actualizada sobre las preferencias de nuestros clientes en relación con nuestros productos.
Cuando no conocemos la demanda real del mercado, corremos el riesgo de acumular productos innecesariamente que generan gastos de almacenamiento, reducen la eficacia de nuestros procesos y pueden repercutir en la atención que le damos a los consumidores.
Si nuestro control de inventario se realiza en hojas de papel u hojas de cálculo (gestión manual), aumenta la probabilidad de cometer errores humanos.
Un sistema de gestión de inventario automatizado nos permite actualizar la información en tiempo real, ahorrando tiempo y reduciendo las equivocaciones al mínimo.
Es importante que nuestra empresa cuente con procesos eficientes y confiables, además de que la persona a cargo se encuentre capacitada para realizarlos. Los sistemas de gestión nos permiten reducir la inversión de recursos, identificar las oportunidades de negocios, aumentar las ventas y nos permiten enfocar nuestros esfuerzos en otras áreas críticas de la empresa.
Si bien una gran cantidad de información nos ayuda a perfeccionar la gestión del inventario, no nos sirve de mucho si los flujos de comunicación no están correctamente optimizados. Debido a que los datos pasan por diversos canales, debe ser lo más concreta, actualizada y expedita posible para evitar errores de inventario.
La relación con los proveedores también es una parte importante de esta comunicación, debido a que, si llegamos a tener algún problema de disponibilidad por algún error, ellos podrán resurtir la mercancía necesaria en tiempo y forma.
Es importante convertirlos en aliados de nuestra empresa, hacerles ver que la relación es beneficiosa para ambas partes y así ayudar a que las operaciones transcurran sin afectaciones.
Para llevar un inventario de forma correcta debemos tener la información exacta de cada producto desde su llegada al almacén, la que debe estar actualizada en tiempo real.
Los movimientos de la mercancía también deberán ser reportados para permitir la correcta trazabilidad de estos, ya que cualquier falla en el reporte provocará errores acumulables, los que afectarán la comercialización de nuestros productos.
Por otro lado, una buena organización nos permitirá también conocer el estado de los productos para asegurarnos de que siempre estén en condiciones adecuadas para su venta al público.
Es común que las empresas dediquen el final del mes para revisar el inventario, lo que provoca que perdamos tiempo, recursos y ventas, especialmente si nuestra organización maneja grandes volúmenes.
Por ello, es importante que la información sea revisada constantemente y actualizada en tiempo real para detectar errores y ayudar así a la toma de decisiones de manera oportuna.
Para el éxito de esta tarea, existen una serie de recursos y soluciones en el mercado que nos permiten gestionar la elaboración de los inventarios con la mayor precisión posible:
El primer paso para lograr automatizar nuestros procesos y obtener datos fidedignos para una correcta toma de decisiones, es adquirir un sistema de gestión que nos permita actualizar la información en tiempo real, realizar pequeñas revisiones durante todo el mes y mantener a diferentes áreas de la empresa al tanto de los movimientos para mejorar las estrategias de venta.
Un comprador misterioso nos ayuda obtener información importante para la empresa desde la perspectiva de nuestros clientes de forma imparcial. Además, gracias a este recurso, podemos detectar “puntos ciegos” en procesos y nos permitirá conocer el estado de la tienda en aspectos como la organización de los productos, limpieza y calidad del servicio.
Una gran ventaja de estos servicios es que no solo nos permitirán conocer a fondo a nuestra empresa, sino que también nos darán una visión de nuestra competencia, aportando así datos importantes sobre las tendencias del mercado que nos entregarán un panorama acertado de la demanda de nuestros productos.
La clasificación correcta de los productos que mantenemos, tanto en bodega como en tienda, es la mejor manera de que conozcamos los niveles de nuestro inventario.
Podemos dividirlos en tres grandes categorías: productos de alta rotación (son aquellos que están en constante movimiento); productos de temporada (los que salen al mercado sólo en épocas específicas del año); y productos especiales (insumos que solamente se ordenan por pedido). Una vez organizados los productos deberemos revisar los tiempos de entrega de los proveedores, para así conocer los tiempos en los que realizaremos nuestros pedidos.
El inventario repercute en todas las áreas de nuestro negocio, por lo que mantener un control libre de errores nos permitirá tomar decisiones que permitan ventas y crecimiento.
Un servicio de cliente misterioso nos entrega la posibilidad de realizar predicciones correctas de la demanda y organizar nuestros productos de forma funcional, para que, sin importar la frecuencia de nuestras revisiones, esta sea una tarea fácil de realizar.